Misiones – SISTEMA LEU
MISIONES
– SISTEMA LEU –
Desarrollo
informatico propio del Centro de Capacitacion
Primera
etapa:
·
Se carga casi automáticamente el listado
de la actividad
·
También tiene filtros para la carga: según
el fuero o la materia
·
La carga de asistentes se puede modificar.
·
Una vez que se cargan los modulos de
gestión y de fecha, se puede emitir directamente la invitación a todos los
destinatarios.
·
También premite re enviar invitaciones, o
hacer el recordatorio.
Segunda
etapa:
·
Planilla de asistencia
·
Gestión de aprobación
·
La actividad aprobada se carga
automáticamente en el sistema
Tercera
etapa: gestión de externos
·
La lista de invitados solo se cierra una
vez que se activa la actividad.
·
Esto permite llegar a personas que se
encuentran fuera de la jurisdicción
Herramientas
de comunicación y difusión
·
Pagina web: difusión – transparencia
·
Capacitacion en Aula Virtual y por sistema
de videoconferencia
·
Canal on line
·
Boletín informativo
·
Aplicación para el teléfono
Gestión
de resultados: Sistema Docs
·
Gestion de personas:
·
Tratamiento/seguimiento de los objetivos
de calidad: como alimentar los objetivos estratégicos.
·
Encuestas permanentes.
GESTIÓN
DE LAS CAPACITACIONES: LEU LEGAJO ELECTRÓNICO ÚNICO La herramienta utilizada
por el CcyGJ para realizar estas acciones es el LEU; el Sistema desarrollado
por la Secretaria de Tecnología Informática. se origina ante la necesidad de
concentrar toda la información personal de los integrantes del Poder Judicial
en una sola base de datos, por lo cual permite al Centro abastecerse y generar
de este modo un seguimiento de todas las instancias de capacitación.
El
Centro de Capacitación y Gestión Judicial vio el potencial que ofrecía este
sistema, por cuanto al contener todos los datos de los destinatarios de las
capacitaciones de manera actualizada a la vez que parametrizable, simplificaba
exponencialmente la tarea de los integrantes de la oficina, contando con
distintos tipos de filtros o búsqueda. A la vez, transparenta el obrar del
Centro, dejando evidencia de todo lo que hace y de lo que cada Magistrado,
Funcionario o Agente participa. El LEU, en el módulo capacitaciones, permite
las siguientes acciones: Gestión de Actividades: Nos permite cargar una
actividad nueva en el Sistema, Nombre de la actividad, tipo, numero de Expte,
carga horaria; también se carga el banner digital de la actividad, programa y
material de lectura previa, Estos tres últimos ítems son los que se enviaran
adjunto a la invitación, en la misma pantalla se carga la lista de las personas
que se van a invitar, esta lista es de auto cargado ya que al ingresar unas
letras el sistema arroja todas las personas que coincidan con ese conjunto de
letras, la información que proporciona el sistema aparte del nombre y apellido
es el cargo y DNI de las misma, como así también si participa una Institución y
los externos al Poder Judicial. Gestión De Fechas: Nos permite visualizar todas
las actividades cargadas en el sistema, modificar fechas, etc. Gestión de
Invitaciones: La gestión de invitaciones esta directamente ligada con la carga
de participantes ya realizada en la GESTIÓN DE ACTIVIDADES, porque permite
enviar las invitaciones vía mail (al correo institucional Zimbra, que es de uso
obligatorio) con todos los datos de la actividad y los elementos precargados
como banner, programa o material de lectura previo si tiene. También permite
realizar el recordatorio e importar la lista de invitados para otra actividad
(con esto se acelera el proceso, en caso de que sea una actividad similar o en
la que los destinatarios sean los mismos por cuestión de tema materia,
dependencia o categoría etc). Gestión de Asistencias: Este ítem del sistema nos
permite generar la lista de asistentes (se imprime una lista en caso de no
tener Internet en lugar donde se realiza la actividad),
ver
online la planilla de las personas que fueron invitadas, la toma de asistencia
en el sistema y el cierre de la planilla de asistencia. En esta etapa también
se pueden agregar participantes. Todas las acciones son permitidas hasta el
momento en que se cierra la planilla momento en que no permite más
modificaciones. La pantalla principal en esta etapa muestra todas las
actividades con información relacionada a la asistencia, cantidad de invitados,
cuantos presentes y ausentes. Gestión de Aprobación: En caso de que
capacitación tenga evaluación, esta solapa permite marcar a cada usuario si
aprobó o no. La pantalla principal de esta etapa muestra la cantidad de clases
del curso, la cantidad de asistentes, la cantidad de aprobados, y de
desaprobados. Gestión de Usuarios Externos: Dado que estamos trabajando de
manera interinstitucional, en el sistema se nos permite ir cargando todos los
datos de los participantes externos al Poder Judicial, los que luego ya se encuentran
en la base de datos, y facilitan el envío de invitaciones.
II- GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN
Desde el CCyGJ venimos trabajando arduamente en la aplicación de las Tics a los
procesos de comunicación con nuestros usuarios, en la inteligencia que solo de
este modo, acercándonos a ellos brindándoles información y distintas
alternativas de formación, inclusive basada en la autogestión del tiempo y del
aprendizaje, nuestra misión y objetivos estarán cumplidos. Para ello,
utilizamos: Página web: Para su concepción y diseño, se ha incluido las nuevas
tendencias tecnológicas, visuales y matices que afianzan la identidad. La
página tiene como objetivo la difusión, transparencia e institucionalización de
la información. Es administrada por el equipo de comunicación del Centro de
Capacitación lo que nos permite una llegada rápida a nuestros usuarios.
Capacitación por Aula Virtual y por sistema de videoconferencia La misma ha
sido implementada sobre la plataforma Moodle, que es una herramienta para la creación
de cursos y sitios web basados en internet. Estos sistemas reciben el nombre de
Sistemas de Gestión del Aprendizaje (Learning Management Systems, LMS, o
Entornos Virtuales de Aprendizaje Es utilizada para la gestión de los cursos y
la realización de materiales y recursos. Se puso en funcionamiento un
complemento para la emisión de Certificados desde la plataforma del Aula. Con
esta nueva funcionalidad y en un simple paso, el participante
recibe
en su casilla de Correo Institucional un Certificado de Participación en
formato pdf que podrá descargar en su equipo e imprimirlo cuando lo desee. Un
bloque en la página principal del Aula permitirá verificar la autenticidad de
los certificados emitidos, a partir del código de seguridad que se genera en
los mismos, ante las entidades que así lo requieran. Videoconferencia: El
Centro cuenta con cuatro equipos distribuidos estratégicamente en la provincia,
que nos permite estar interconectados para participar de Cursos ofrecidos por
Reflejar, la Oficina de la Mujer de la CSJN o bien ser emisores de contenido
propio para distintas Circunscripciones Judiciales de Misiones. Canal Online: La herramienta permite la
transmisión en vivo de conferencias, cursos y capacitaciones, así como en
diferido editada en Hd. Posee actualmente una videoteca con más de 300 videos,
entre los que podemos citar también tutoriales, producción de informes y
colaborando con otras áreas del Centro como el Aula Virtual así como otras
dependencias en la elaboración de spots de difusión También y gracias a la
señal emitida por el CIJ Tv, se transmite en vivo juicios de Lesa Humanidad.
Correo a suscriptores o Newsletter: En este campo se logró durante el 2017 un
importante avance ya que hemos podido incorporar nueva tecnología al envío de
correos a nuestros suscriptores los que comenzaron a enviarse como Newsletter.
Algunas de las ventajas radican en que admite la posibilidad de linkear
directamente a inscripciones on line, visualización de videos, material de
descarga. Es una herramienta mucho más amigable para el usuario que un simple
correo y nos proporciona resultados instantáneos rastreables, medibles,
convirtiéndose en otra herramienta fundamental en la toma de decisiones en
materia comunicacional. Poner en funcionamiento esta herramienta llevó meses de
ajustes y capacitación del equipo de trabajo afectado el área de comunicación
del Centro de Capacitación. Este año se superaron los dos mil suscriptores,
entre los que podemos citar además del universo de integrantes del Poder
Judicial, abogados de la matrícula, estudiantes de abogacía y periodistas.
Redes Sociales: Teniendo en cuenta que nuestros usuarios son cada vez más
activos en los medios sociales online, se nos hace necesario una lograr una
fuerte presencia en distintas las redes sociales. Se deben fijar los objetivos
generales y específicos que se espera alcanzar con el abordaje de Redes
Sociales, teniendo en cuenta que los usuarios suelen aprovechar estas vías para
expresar sus insatisfacciones, se deben generar mecanismos específicos absorber
estas insatisfacciones y un plan para el manejo de crisis.
Utilizamos
como principales redes sociales Facebook, twitter e Instagram. Boletín
Informativo: Con un atractivo diseño, bajo el formato impreso y de descarga,
esta herramienta de comunicación, complementa y retroalimenta a las vigentes:
página web, canal online y redes sociales, propone un recorrido por las
actividades más destacadas del mes anterior al de la edición además de
artículos de interés. Es de acceso libre, además se les envía a todos los
suscriptores, el mismo día de su publicación en la página web del Centro.
Aplicaciones para teléfono: Durante el 2016 y 2017 hemos puesto en
funcionamiento una aplicación que se descargaba desde Playstore y que permitía
a los usuarios acceder a nuestro calendario, a inscripciones online, y alertas
de la actividad del día. WhatsApp: Una de las mayores tentaciones al momento de
pretender difundir nuestras actividades es la utilización de los grupos de
whatsapp, pero después del escándalo de Facebook nos preguntamos, es segura la
utilización de esta herramienta? Estudios realizados nos muestran que es una
puerta abierta a la vulnerabilidad de la información, fácilmente se puede
obtener números de teléfono, fotos de perfil, videos, además de la ubicación de
los usuarios. En cuanto a resultados, utilizamos Herramientas gratuitas de
medición: Conocer a la audiencia es vital para desarrollar estrategias de
comunicación efectivas. Las Redes Sociales son plataformas perfectas, para
comunicar y lanzar campañas digitales.
Google Analytics. Es una herramienta que te permite monitorizar sitios
web, blogs y redes sociales y, de esa forma, saber las tendencias del momento,
la cantidad de visitas de navegantes, el tiempo de permanencia promedio de las
personas en tu página, entre tantas otras métricas de gran importancia para la
toma de decisiones. Es de muy fácil utilización y la interface es muy
intuitiva. Twitter Analytics: Es la herramienta gratuita de Twitter para todos
los usuarios con un volúmen de tráfico medio. En esta herramienta podrás
analizar tus tuits, impresiones, clics, los intereses de tu audiencia y el
género. Facebook estadísticas: Las estadísticas de Facebook nos ayudaron a
determinar los gustos e intereses de nuestros usuarios según sus datos demográficos
Esta sección resume el rendimiento de la página. Se centra en tres áreas
fundamentales: Me gusta de la página: total de Me gusta y Me gusta nuevos que
recibió tu página. Alcance de la publicación: número total de personas que
vieron tu página y las publicaciones. Interacción: número total de personas que
interactuaron con la página, así como los distintos tipos de interacción.
Redes
sociales: han hecho más fácil el acceso y la difusión de información, ahora
pasamos más tiempo en Internet porque nos parece más rápido y sencillo
comunicarnos por este medio. Resulta entonces importante conocer esta
herramienta y su lenguaje para poder sacarle el mayor provecho dentro de
nuestra actividad.
III- GESTIÓN DE RESULTADOS: SYSTEM DOCS
Tomando como base la generación de nuevos contextos en el ámbito de la justicia
y como oficina de soporte que es la escuela de capacitación judicial, hemos
participado en la implementación de la gestión de calidad en el Poder Judicial
de Misiones bajo normas ISO 9001-2015 desde el año pasado, siendo uno de los
objetivos estratégicos la calidad en el servicio de justicia y brindar la mejor
respuesta de cara al ciudadano. Ello dio paso a que desde el Centro se empiece
a trabajar bajo idénticos parámetros, por lo cual se viene realizando cambios
significativos a nivel operativo que redundan en beneficio tanto de los
integrantes del Centro, como de nuestros usuarios. La herramienta tecnológica
utilizada a esos fines es el System Docs, software libre de código abierto que
fuera adaptado sobre el dominio jusmisiones, con el objeto de mantener la
documentación controlada, recopilar, procesar y aprobar los documentos,
registros y mejoras del sistema. Con ello, se permite hoy día la gestión
integral del sistema de calidad, gestión de objetivos, seguimiento, gestión de
encuestas, detección de hallazgos y propuestas de mejora, todo en tiempo real
por parte del Equipo de Calidad. En el CCyGJ, se han identificado objetivos de
calidad, se establecieron procesos, para lo cual el System nos permite gestionar
la evolución operativa mediante el registro y análisis de los objetivos,
hallazgos y No conformidades; el ingreso al mismo es mediante “clave de
usuario” y “contraseñas”, estos en diferentes niveles de visualización y
permisos según sea el operador y los documentos que se trabajen. Está previsto
un mecanismo para atravesar la etapa de cambios, modificaciones y aprobaciones
por el Equipo de Calidad en línea, acompañando la digitalización como política
judicial. Como ejemplo concreto de la gestión de resultados, podemos comentar
lo referido al procesamiento y retroalimentación de la ENCUESTA DE SATISFACCIÓN
a los destinatarios de la capacitación, relacionado a varios aspectos que se
engloban en el evento. Este fue uno de los primeros objetivos fijados, a fin de
escuchar al usuario. Dichas encuestas se analizan y en el caso de haber
detectado oportunidades de mejoras, las mismas son tratadas por medio del área
de Gestión. Mediante las actividades planificadas y sistemáticas que se
realizan en pos de cumplir los requisitos del servicio, se trabaja en el
aseguramiento de la calidad, mediante los datos que arroja el System Docs.