San Juan - TIC´s como herramientas de comunicación y gestión.
PONENCIA:
TIC´s como herramientas
de comunicación y gestión.
Autor: Analía E. Pérez de Gutiérrez –
Escuela de Capacitación del Poder Judicial de San Juan
SUMARIO:
I- introducción. II – Fundamentación. III – Propuesta concreta. IV –
Conclusión.
I-
Introducción.
Cierto
es que desde su creación, los Centros y Escuelas Judiciales de Argentina en
general, y la del Poder Judicial de San Juan que represento, en particular, han
desarrollado un sinnúmero de modalidades de comunicación tendientes a llevar a
sus “capacitandos” toda la
información de oferta académica.
Y
cierto es también que aún hoy, y luego de atravesar varios de estos estadíos,
muchos destinatarios de nuestras actividades de formación no acceden a ella.
II-
Fundamentación.
En
nuestro afán de llegar con información a la mayor cantidad de personas dentro
de nuestros poderes judiciales hemos transitado muchos caminos: de la nota
formal escrita, el afiche pegado en el transparente, los folletos dejados en
las mesas de entradas, la llamada telefónica personal, pasamos a tener un
importante desarrollo de página web y al envío de correos electrónicos: a las
casillas oficiales conforme las reglamentaciones de nuestros poderes
judiciales, o a las casillas personales en un intento de comunicación eficaz.
A
partir de allí llegaron las redes sociales: y abrimos cuentas para la
comunicación de nuestras actividades en Facebook, en Instagram, en Twiter.
Pero
la frase “yo no me entero” continúa
escuchándose.
Pues
bien, de acuerdo con datos aportados por la Consultora Carrier Asocs.,
especialista en redes sociales, WhatsApp parece ser el único punto en común
para todas las generaciones de usuarios en Argentina, donde Facebook,
Instagram, Twitter, etc muestran un uso muy variado entre una generación y otra.
“Incluyendo a Whatsapp y su funcionalidad
para grupos como una red social, esta plataforma demuestra ser la más popular y
con un nivel de uso por edad más parejo que para todo el resto”, explicó
Carrier.[1]
Fue
así que decidimos ampliar nuestros modos de comunicación, y comenzamos a
implementar WhatsApp, al tiempo que lo vinculamos con otras herramientas de
gestión interna: formularios Google.
III-
Propuesta concreta.
El
primer paso fue adquirir un teléfono celular para uso exclusivo de la Escuela.
Y en
paralelo trabajar en una resolución que contemplara un protocolo para su uso,
que de hecho, y aun con muchas consultas, devino con la práctica. Porque
debíamos coordinar el nuevo uso de WhatsApp con las anteriores herramientas de
sociabilización y gestión que veníamos implementando.
En
primer lugar, notificamos la implementación de este nuevo modo de comunicación,
invitamos a participar y decidimos que la agenda del celular solo estaría
integrada por quienes voluntariamente nos hicieran llegar su número de celular
para este modo específico de comunicación: debemos decir que la espontaneidad
en la aceptación fue abrumadora.
Y
estudiando el tema encontramos que era necesario fijar pautas respecto de:
1)
Legitimidad y Titularidad.
2)
Definición del Uso.
3)
Reglas del Uso.
En
este sentido dictamos una resolución en la que establecimos pautas respecto de
cada punto:
1)
Legitimidad y Titularidad.
·
El teléfono es de propiedad exclusiva
de la Escuela de Capacitación
·
Se asigna a una única persona como
administradora, única autorizada y responsable de comunicar/responder/agregar/invitar/aceptar
a nuevos miembros.
2)
Definición del Uso
·
Únicamente para la difusión y
seguimiento de las actividades de capacitación.
·
Solo para WhatsApp. No para llamadas.
·
La agenda telefónica solo comprende los
números de celulares voluntariamente aportados, a sabiendas que serán usados
para comunicaciones académicas en esta plataforma.
·
Se acepta compartir información en
formato de documentos, formularios, fotografías, filmaciones, etc.
·
Se organizan las listas de difusión por
fueros o tema.
·
En caso de grupos, solo el
administrador publica.
·
Se establece que la atención será de
lunes a viernes, de 8.00 a 12.00 y de 17.00 a 19.00
3)
Reglas del Uso.
·
El teléfono deberá permanecer encendido
y ser atendido durante el horario establecido, vigilar el nivel de carga,
normas de higiene/limpieza y no maltrato del equipo más allá de los daños que
se pudieran ocasionar accidentalmente o el propio paso del tiempo.
·
Usar el canal de la conversación
WhatsApp para uso exclusivo laboral y de comunicación de la Escuela de
Capacitación.
·
Cuidar la utilización de un vocabulario
y expresiones acorde a las buenas formas de comunicación entre empleados y
compañeros, no tolerándose en ningún momento insulto o vocabulario soez que
pudiese ofender o molestar al resto de interlocutores.
Además de esta resolución, hemos implementado un protocolo de
notificaciones eficiente que sigue los siguientes pasos en la comunicación:
-Primero: Flyer o imagen descriptiva
e informativa de la actividad.
-Segundo: Formulario web de
inscripción. Un punto del formulario es la solicitud del número de teléfono con
la aclaración expresa de que será utilizado para la comunicación por WhatsApp
-Tercero: Encuesta web de
satisfacción.
Dentro de lo que es nuestro sistema de administración interna de las
capacitaciones no tenemos aún un desarrollo de software propio, pero con el uso
de Tic´s hemos podido eficientizar el proceso administrativo, básicamente con
este esquema:
1.
Notificamos el flyer de información
por whatsapp (también lo hacemos por correo y redes)
2.
Receptamos inscripciones (formulario
Google)
3.
Descargamos el listado de inscriptos
para el control de asistencia.
4.
No emitimos certificado en formato
papel: vía correo electrónico comunicamos a la Dirección de Recursos Humanos para
el registro de la capacitación en el legajo digital del asistente.
5.
Enviamos via WhatsApp
la encuesta de satisfacción (formulario Google)
6.
Descargamos la encuesta procesada.
IV-
Conclusiones.
Las
Tecnologías de la Información y la Comunicación, son todas aquellas que giran
en torno a las tecnologías de almacenamiento, procesamiento, recuperación y
comunicación de la información a través de diferentes dispositivos electrónicos
e informáticos. Las organizaciones no pueden mantenerse al margen de los
cambios tecnológicos que se están produciendo en la sociedad actual y deben
adaptarse a las características y necesidades propias, en nuestro caso, de los
capacitandos; entre ellas el uso de las Tics, para así aportar mayor
flexibilidad. Avanzar en la integración de las Tics en nuestras escuelas supone
articular decisiones de planeamiento estratégico en diversos frentes:
pedagógico, tecnológico, administrativo, académico, curricular, de provisión de
recursos humanos.
Implica
procesos de cambio organizacional que requieren de un rol activo de la gestión.
Desde la implementación no hemos recibido objeciones al sistema.